KOMUNIKASI MERUPAKAN SALAH SATU FUGSI DASAR DAN KEBUTUHAN UTAMA BAGI ORGANISASI DALAM RANGKA SECARA TERTULIS PENYAMPAIAN SUATU KEHENDAK / KEINGINAN
KOMUNIKASI ADA DUA : TERTULIS DAN LISAN
KOMUNIKASI YANG LAZIM DIGUNAKAN DALAM SUATU ORGANISASI YAITU KOMUNIKASI TERTULIS DALAM BENTUK SURAT
DSR : PERKAP KAPOLRI NOMOR 15 TAHUN 2007 TGL 17-08-2007 TTG
NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN KEPOLISIAN NEGARA RI
PENGERTIAN-PENGERTIAN :
1. TPD ADL SUATU GIAT DI DLM PEMBUATAN, PENERIMAAN, PENELITIAN, PENCATATAN, PENGIRIMAN SUATU TULDIS YG TIMBUL SBG AKIBAT DR ADANYA GIAT PENGURUSAN TULDIS.
2. SURAT MASUK ADL SEMUA TULDIS YG KITA TERIMA UNTUK DISAMPAI KAN KPD PJBT YG TERCANTUM PD ALAMAT BAIK PD AMPLOP MAUPUN TULDIS.
3. SURAT KE LUAR ADL SEMUA TULDIS YG AKAN DIKIRIM KPD PJBT YANG TERCANTUM PADA ALAMAT TULDIS MAUPUN AMPLOP
PENGGOLONGAN
1. PERLENGKAPAN SURAT MENYURAT
2. PENANGANAN SURAT MASUK
3. PENANGANAN SURAT KE LUAR
PERLENGKAPAN POKOK
1. BLANKO/FORMULIR (Telegram, Surat, Surat Pengantar, Lembar Disposisi dan Tanda terima)
2. BUKU (Agenda dan Verbal)
3. MAP (Stopmap, Ordner, Scnelherter)
4. AMPLOP (Uk besar 40 x 26 Cm, Uk Sedang 37 x 14 Cm dan Uk kecil 24 x 10 Cm)
5. CAP (Jabatan, Staf, Derajat, Klasifikasi, Asli/Tembusan, Lain)
PERLENGKAPAN TAMBAHAN
- PERALATAN KETIK (MESIN TIK MANUAL DAN KOMPUTER)
- MEJA SORTIR
- ALMARI ARSIP
- FILLING CABINET
DERAJAT
KILAT
SANGAT SEGERA
SEGERA
BIASA
KLASIFIKASI
SANGAT RAHASIA
RAHASIA
KONFIDENSIAL
BIASA
PROSES SURAT MASUK
1. KEGIATAN TAHAP PENERIMAAN :
a. Surat masuk dlm keadaan tertutup dan dipilih berdasarkan derajat dan
dan klasifikasi surat.
b. Surat yang berklasifikasi Sangat Rahasia, Rahasia dan Konfidensial
disampaikan kepada alamat dalam keadaan amplop tertutp, setelah
diagendakan, kecuali ada pelimpahan wewenang dari pimpinan untuk
membukanya
c. Kecepatan penyampaian surat berdasarkan derajatnya
d. Penangan surat masuk oleh petugas disesuaikan dg Klasifikasi surat
e. Kebenaran alamat, kelengkapan dan keadaan fisiknya
f. Petugas penerima surat wajib menandatangani dan membubuhkan
nama terang
2. KEGIATAN TAHAP PENCATATAN
a. Dicatat memprioritaskan sesuai dengan derajat surat
b. Dicatat dalam buku agenda menurut Klasifikasiinya
c. Pencatatan yg berklasifikasi Sangat Rahasia, Rahasia dan
Konfidensial dilakukan oleh pejabat tertentu atau pejabat yang
ditunjuk.
d. Pencatatan dimulai nomor 1 pada bulan Januari dan Nomro terakhir
pada tanggal 31 Des
3. KEGIATAN TAHAP PENILAIAN
a. Berpedoman pada Derajat dan Klasifikasi Surat.
b. Apakah surat tersebut asli atau tembusan.
c. Apakah perlu proses Takah atau tidak.
d. Surat pribadi langsung diberikan kepada ybs, tetapi surat yang
ditujukan dengan menyebutkan jabatan (meskipun diikuti nama pejabat
dianggap surat dinas.
4. KEGIATAN DALAM TAHAP PENGOLAHAN
a. Surat yang perlu dijawab.
b. Surat yang disimpan, dapat pula menimbulkan jenis Tuldis baru,
misalnya Skep, Sprin dan lain-lain
c. Surat yang memerlukan proses panjang/berkelanjutan harus melalui
proses Takah
5. KEGIATAN DALAM TAHAP PENYIMPANAN
Dalam tahap ini harus mengacu pada Skep Kapolri No.Pol. : Skep/1307/X/
2000 Tgl 10-10-2000 ttg Naskah Sementara Bujuknis Tata Kearsipan di
Lingkungan Polri dan Perkap nomor 17 tahun 2007 tanggal 17 Agustus 2007 ttg Tata Kearsipan di lingkungan Kepolisian Negara R.I.
6. SARANA PENGURUSAN SURAT MASUK
Dalam pengurusan surat masuk mutlak dipergunakan buku Agenda untuk
memudahkan dalam pengawasan dan pengendalian
PROSES SURAT KE LUAR
1. KEGIATAN TAHAP PENGOLAHAN
a. Persiapan (Konsep s/d Jadi)
b. Perwira Staf
c. Menggunakan kertas berukuran A4/bentuk ukuran lain
d. Berdasarkan kebijaksanaan dan pengarahan Pimpinan
e. Adakan koordinasi dengan atasan langsung dan diteliti oleh Kasetum/Pejabat yang
diberi wewenang untuk :
1) Bentuk dan susunan sesuai Minu Polri.
2) Redaksi/bahasanya
3) Ditujukan kepada alamat yang benar
4) Tidak ada kesalahan ketik
f. Jika terjadi kesalahan konsep, diwajibkan berkonsultansi dengan staf/bagian yang
bersangkutan
g. Pembubuhan tanda tangan, memperhatikan :
1) Pengajuan disertai catatan/pengantar dari konseptor/atasan konseptor
2) Penandatanganan dilakukan oleh pejabat yg bersangkutan, setelah memeriksa
naskah untuk terakhir kalinya
3) Menggunakan balpoint dengan tinta hitam (untuk keseragaman)
4) Tidak dibenarkan menggunakan tanda tangan cap
h. Penomoran surat dan pembubuhan cad dinas, dengan memperhatikan :
1) Melalui satu pintu
2) Disesuaikan dengan bentuk, derajat dan klasifikasi serta dicatat dalam buku
verbal
3) Dibubuhi cap dinas/Jabatan, kecuali yang diparaf konseptor
4) Cap basah
2. KEGIATAN TAHAP PENGGANDAAN
a. Adalah memperbanyak
b. Setelah surat ditandatangani dan diberi nomor
c. Cap harus basah
d. Sesuai banyaknya alamat yang dituju
e. Yang berderajat kilat dan sangat segera didahulukan
f. Yang berklasifikasiKonfidensial ke atas harus diawasi dengan ketat
g. Untuk surat dinas yang ditujukan kepada alamat yang cukup banyak, setelah di
tandatangani dapat digandakan (di foto kopy), kemudian dibubuhi cap basah dan
disudut kanan atas tuldis tersebut seyogyanya dicap dengan kata “ASLI” atau
“TEMBUSAN”
h. Kepala Sekretariat/Kataud wajib menjaga agar penggandaan dilaksanakan sebagai
mana mestinya.
3. KEGIATAN DALAM TAHAP PENGIRIMAN
a. Memperhatikan faktor : hemat, tepat dan aman.
b. Untuk surat yang keluar dari lingkungan Mako (Mabes Polda, Polda/Polwil/Polres
dan Polsek) harus ditandatangani oleh Ka. Apabila surat tersebut
mengatasnamakan Kapolri/Kapolda/Kapolwil/Kapolres dan Kapolsek, maka
penomoran tetap satu pintu di Sekretariat Umum Polri/Polda/Taud dengan catatan
Kapolri/Kapolda/Kapolwil dan Kapolsek diberi Tembusan.
4. PENGGUNAAN AMPLOP
a. Semua surat ke luar yang akan dikirim harus dimasukan dalam amplop.
b. Menggunakan Kopstuk dan Lambang Tribrata, di bawah Kopstuk dicantumkan
nomor surat dinas (No.Pol. :) serta alamat yang ditulis sejajar dengan nomor surat.
Kemudian di kiri bawah dibubuhi cap staf, kecuali untuk surat khusus tidak
memakai Kopstuk.
c. Pada amplop surat biasa dibubuhi cap derajat, apabila surat Kilat, Sangat Segera
dan Segera pada kanan atas amplop.
d. Untuk amplop surat Sangat Rahasia, Rahasia dan Konfidensial menggunakan dua
amplop. Amplop pertama dicantumkan alamat lengkap, nomor, cap staf dan cap
klasifikasi ditambah cap derajat (bila surat kilat) kemudian di lem dan dilak.
Selanjutnya amplop pertama dimasukan ke dalam amplop ke dua dengan tanda-
tanda yang sama, namun tanpa cap klasifikasi.
e. Dicatat dalam buku ekpedisi, sebagai bukti pengiriman.
f. Surat yang dikirim melalui POS dikenakan biaya kirim sesuai ketentuan yang
berlaku
5. Sarana Pengiriman atau Penyampaian Tulisan Dinas
a. Area dan Media meliputi :
1) Lokal (dilaksanakan oleh Kurir)
2) Satu pulau (Caraka, Pos Polri dan PT Pos Indonesia dan Teleks
3) Antar pulau (Caraka untuk segi keamanan, Pos Polri dan PT Pos Indonesia,
Telegram, Teleks,Radio atau Telepon untuk Tuldis berderajat Kilat dan
Teleprinter untuk yang berderajat kilat dan berklasifikasi biasa)
4) Area antar Bangsa (Berkoordinasi dengan Set NCB-Interpol Indonesia dan
Ditintel Polri atau yang sudah ditetapkan melalui Kamar Sandi Deplu)
b. Media Elektronika
Dilihat dari segi kecepatan dan dilaksanakan oleh unsur Komlek Polri dan Perumtel
1) Telepon (Sarana pokok, Aman, Langsung, Tenaga ahli, serentak dan terbatas,
ditulis terlebi dahulu)
2) Radiotelegrafi (Sarana pokok, tidak aman, dibatasi, tenaga ahli, Disandi,
kecepatan diutamakan daripada kerahasiaan, kemampuan terbatas, cepat dan
lambat tergantung pada bentuk Sandi atau Biasa)
c. Teleks
1) Keuntungan (Daya kirim lebih banyak, lebih cepat daripada Telegrafi, lebih
menjamin keamanan daripada telepon)
2) Kerugian (Memerlukan operator khusus, banyak alat dan tergantung keadaan
cuaca)
d. Radio Telepon (Kecepatan, Kurang aman)
e. Alat Audio Visual (Dapat didengar dan dilihat)
f. Faksimile/Teleprinter
6. KEGIATAN TAHAP PENYIMPANAN
a. Setiap surat ke luar harus ada pertinggal (Lembar ke dua yang ada paraf konseptor)
sudah ditetapkan melalui Kamar Sandi Deplu)
b. Menurut Tata Kearsipan
c. Mudah dan cepat ditemukan kembali apabila diperlukan
d. Penomoran surat-surat yang ditandatangani oleh/mengatasnamakan Ka harus
meninggalkan arsip di Setum Polri/Polda/Taud/Bagian lain
7. SARANA PENGURUSAN SURAT KE LUAR
Dalam pengurusan Surat Ke luar digunakan buku Verbal sebagai sarana pengawasan
dan pengendalian, memuat kolom-kolom sebagai berikut :
a. Tanggal
b. Nomor Urut
c. Kepada
d. Perihal
d. Lampiran
e. Dari/Konseptor
f. Keterangan
ADMINISTRASI
PROSES PEMBUATAN NASKAH
1. Penyiapan Konsep
2. Konsep diparaf oleh Pejabat yang berwenang
3. Penomoran berdasarkan tahun takwin
4. Pembubuhan Cap Dinas
5. Meninggalkan arsip
6. Pengiriman menggunakan amplop dan dicatat pada buku verbal
Perlu perhatian dari Pimpinan dalam pelaksanaannya, sehingga Tata Persuratan Dinas di lingkungan Polri mencapai keseragaman
0 komentar:
Posting Komentar